Audit in Farmacovigilanza e gli errori più comuni

Audit in Farmacovigilanza e gli errori più comuni

Fino a poco tempo fa il concetto di Quality Assurance applicato alla Farmacovigilanza era ancora considerato un requisito “nice to have” e quindi non indispensabile. L’ICH (International Conference on Harmonization) prima e le normative/direttive europee poi introdussero la Qualità tra i requisiti della Farmacovigilanza sia industriale che degli Stati Membri. A partire dal 2012, FV e QA sono imprescindibilmente legati alle Regulation e Direttive europee e alle Good Vigilance Practice (GVP). Vi è altresì un forte e diretto riferimento al Modulo I e al Modulo IV interamente dedicati al concetto di qualità e alle modalità di verifica. Come in tutti i sistemi di qualità che si rispettino, le audit sono strumenti fondamentali per poter monitorare e revisionare la compliance di un processo e se c’è o meno bisogno di prendere provvedimenti.

Trattandosi di un controllo, questo dovrà fondarsi su una modello condiviso, indipendente, privo di errori e di conflitti di interesse. Nonostante la definizione sia abbastanza triviale, nell’applicare tale processo alla Farmacovigilanza, è facile imbattersi in aziende in cui il QA è un membro della Farmacovigilanza stessa che di tanto in tanto si improvvisa auditor oppure che l’auditor sia in qualche modo influenzabile da equilibri interni all’azienda.

E’ importante che l’audit sia un processo strutturato.

Pertanto deve essere condotta in una maniera sistematica in modo tale che chiunque la conduca possa rispettarne i principi il più possibile. Si può scegliere in modo casuale cosa sottoporre ad audit da una lista di azioni, ma può non essere il modo migliore, anche se una quota minore dell’audit dovrebbe includere variabili scelte in maniera casuale.

L’approccio corrente, così come per le audit GMP, è quello risk-based ovvero auditare almeno una parte delle azioni sulla base dei potenziali rischi. Condurre un audit di Farmacovigilanza organizzato in modo sistematico e basato su un risk assessment significa in primo luogo preparare delle check list che, a seconda della variabile da controllare, della numerosità e dell’importanza per la Farmacovigilanza, abbiano frequenze diverse ed adeguate. Nonostante i principi cardini di un audit di farmacovigilanza siano settati, purtroppo non si può dire lo stesso dei sistemi di qualità di farmacovigilanza che sono auditati, essi infatti risultano carenti in differenti punti. Le linee guida in relazione risultano ancora poco chiare e dettagliate e sono le maggiori indiziate alle falle riscontrate nei sistemi di qualità per la farmacovigilanza.

Di seguito sono elencati i principali errori che si possono riscontrare:

• Mancata implementazione di un adeguato sistema di gestione della qualità.

La legislazione europea sulla farmacovigilanza chiarisce che i sistemi di qualità dovrebbero costituire parte integrante del sistema farmacovigilanza di un’organizzazione. Ma sebbene altre procedure operative standard forti possano essere state documentate come parte di sistemi di qualità generali, spesso non c’è nulla che si riferisca specificamente alla PV – sulle procedure per la gestione delle deviazioni, su come i partner di servizio esterni sono qualificati, qual è il piano di continuità aziendale e come viene testato, ecc.

• Formazione insufficiente o scarsamente documentata.

Ciò può verificarsi in primo luogo perché non è ovvio chi sia responsabile o chi abbia effettivamente bisogno di formazione sulla farmacovigilanza. A seconda dell’organizzazione, il compito di organizzare la formazione potrebbe ricadere sul dipartimento Risorse umane, sulla leadership della qualità o sulla stessa funzione PV. Ci dovrebbe essere un chiaro piano di formazione e registrazioni formali che mostrano quali dipendenti hanno partecipato a quali sessioni.

• Mancata previsione contrattuale della farmacovigilanza lungo la supply chain.

I produttori, i titolari dell’autorizzazione all’immissione in commercio e i distributori potrebbero trovarsi il primo punto di riferimento per un rapporto sulla sicurezza. Un accordo sullo scambio di dati sulla sicurezza dovrebbe stabilire le rispettive responsabilità PV di ciascuna parte. Chi è la persona qualificata responsabile della farmacovigilanza (QPPV) e chi gestirà le azioni relative alle reazioni avverse e alle segnalazioni associate.

• Inadeguatezze relative al master file del sistema di farmacovigilanza (PSMF).

Ciò dovrebbe fornire una panoramica molto chiara di tutti i processi e le procedure FV critiche per la gestione di eventi avversi e segnali di sicurezza; le principali parti interessate; dettagli completi del QPPV, la loro esperienza e i dettagli di contatto; documentazione che mostri come l’organizzazione gestirà la conformità ai requisiti legali; e gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e le motivazioni alla base. Il PSMF deve essere tenuto aggiornato in ogni momento, quindi ci deve essere un processo per revisioni ad hoc e aggiornamenti periodici.

• Supervisione QPPV inadeguata.

Se la persona FV qualificata, che si assume la responsabilità personale per i guasti FV, oltre alle sanzioni aziendali, non ha una supervisione sufficiente del processo per la preparazione. E ancora la presentazione e l’implementazione delle variazioni di sicurezza, o sui KPI e sul rapporto sulla sicurezza dei casi individuali (ICSR) segnalazione di eventi avversi, ciò potrebbe anche comportare un’ispezione non riuscita.

• Perdita di attenzione alla gestione del rischio.

Questo è uno degli argomenti con il maggior numero di rilievi critici nel tempo durante le ispezioni.

• Raccolta e gestione incoerenti o inadeguate delle informazioni sulla sicurezza.

Spesso la ripartizione qui è una mancata identificazione e traccia di tutte le potenziali fonti di dati spontanei sulla sicurezza, o per conciliare l’attività di monitoraggio degli eventi avversi con informazioni mediche e reclami sulla qualità del prodotto. Ciò può causare la perdita dei segnali di sicurezza.

• Errori continui nella valutazione sulla sicurezza.

Questi riguardano il rapporto rischio-beneficio, la gestione del segnale e rapporti aggregati come il rapporto periodico di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR).

Non è una sorpresa che i dipartimenti di Farmacovigilanza sbaglino proprio alcuni di questi punti. Vale la pena ricercare feedback imparziali sugli attuali provvedimenti da parte di professionisti che abbiano un’esperienza variegata che abbracci diversi sistemi e approcci. E’ solo in questa maniera che si può ottenere una gap analysis più appropriata e successivamente attuare un remediation plan adeguato.

Alessandro Consorti | Senior Consultant